Logisztikai blog

A koronavírus idején is sokat tehetünk azért, hogy ellátási láncunk, s így üzletmenetünk a legnagyobb kiszámíthatóság mellett működjön, azaz sokat tehetünk szállításaink, küldeményeink biztonságáért, és azért, hogy azok gyorsabban célba érjenek. Igyekszünk az alábbi pontokban összeszedni mindazon tanácsokat, amelyekkel logisztikusok, illetve a beszerzésekért felelős döntéshozók munkáját igyekszünk megkönnyíteni ezekben a nem mindennapi időkben.

1.       Kommunikáció, interaktivitás

Első helyre kerül tanácsaink között a kommunikáció, amelynek szerepe az online platformok miatt mintha kicsit háttérbe szorult volna az utóbbi időkben, most azonban a sikerhez elengedhetetlen. Akkor, amikor a koronavírussal kapcsolatos áruszállítási helyzet napról-napra, sőt, nyugodtan mondhatjuk, hogy sokszor óráról-órára változik, kikerülhetetlen az, hogy a legfrissebb információk birtokában hozzuk meg döntéseinket. Márpedig egy világméretű logisztikai cég munkatársai nemcsak a hazánkban zajló helyzetekkel és hatásokkal vannak tisztában, hanem emellett birtokában vannak a legfrissebb nemzetközi fejleményeknek is, s a szállítási folyamatokat képesek egyben átlátni, a feladási helytől a rendeltetési helyig. El tudják mondani a lehetőségeket, az esetleges veszélyeket, nehézségeket, de egy biztos: náluk nem nagyon tudja jobban senki megmondani, hogy mire számíthatunk. A kommunikáció ráadásul legyen interaktív: kérdezzünk bátran, minden egyes lehetőséget vitassunk meg, lássuk át, hogy melyik miben előnyös, miben jár esetleg hátránnyal a másikhoz képest, - s ha üzletmenetünk megkívánja, tegyük ezt a beszélgetést rendszeressé, egyeztessünk akár 2-3 naponta is a lehetőségekről.

2.       Rugalmasság, gyorsaság

A koronavírus-helyzetben tudomásul kell venni azt, hogy a logisztika világa is megváltozott, és különösen érvényes ez az ajánlatok érvényességre. Az az árajánlat, amit a szállítmányozó cég megküld, az akkor érvényes, - általában aznapra szóló ajánlat. Ha nem fogadjuk el, vagy nem jelzünk vissza, a legtöbb esetben biztosak lehetünk benne, hogy másnap már az az ajánlat nem fog élni, legyen szó akár légi, akár közúti szállításról. Mindez abból a fenti megállapításból következik, hogy a helyzet a szállítmányozók számára is napról-napra változik: az elérhető kapacitások, útvonalak és elérhető szállítási módozatok, megoldások talán még soha nem változtak ennyire gyorsan és hektikusan. Ahogy a szállítmányozók partnereinél (légitársaságok,…) változás áll be, úgy változtatja meg az a teljes folyamatot, beleértve az díjakat is. A koronavírus idején a mérlegelésre sokkal kevesebb az idő, mint a vírus előtti időben az rendelkezésre állt. Sokszor nemcsak az ár, hanem akár egy szállítási lehetőség sem marad meg másnapra, ami a rendelkezésre álló kapacitásoknak köszönhető.

3.       Előkészületek

Az ajánlatkérések előtt vegyünk sorra és gyűjtsünk össze minden információt, ami ahhoz szükséges, hogy a szállítmányozó cég gyors ajánlatot adhasson. Ne várjunk olyan információk beszerzésével és megadásával, amelyre egyébként a megbízás folyamán amúgy is szükség lesz. Meg kell értsük, hogy a gyors válaszhoz teljes körű információra van szükség és most hatványozottan érvényes az, hogy nem érdemes több kört futni, azaz több telefonváltást, e-mail váltást bonyolítani olyan információk kapcsán, amely már az első ilyen alkalommal is megosztható lenne. Gondolni kell arra, hogy a szállítmányozó cégek ügyfélszolgálatain is megnövekednek a feladatok, az árajánlatkérések, s minden „felesleges”, vagy elkerülhető többlet kör csak a mi esélyeinket rontja arra nézve, hogy hozzáférjünk több vagy kedvezőbb ajánlathoz.

4.       Feltételek ellenőrzése

Bármilyen szokatlan is, az országok, országrészek lezárásával meg kell győződni arról, hogy a felvételi vagy lerakó hely, azaz a címzettünk vagy a feladónk üzemel-e, nyitva van-e, illetve képes-e árut küldeni és/vagy fogadni, rendelkezésre állnak-e a kapacitások. Ennek módja megint csak a kommunikáció: mivel friss információkra van szükség, ezért a legjobb mód telefonon kommunikálni a partnercéggel, melyet utána követhet akár írásos megerősítés. Olaszországi példákon látva napról-napra változhat mind a régiók, mind a termelőegységek csoportja, amelyek fogadni vagy indítani képesek küldeményeket. Abban az esetben, ha egy felvétel vagy kiszállítás meghiúsul, az a szállítmányozó számára költségekkel jár, melyet a megbízónak kell állnia. Túl ennek a költségén a küldemény vagy ideiglenes eltárolásra, vagy visszaküldésre kerülhet (ez utóbbi a raktárkapacitások csökkenése kapcsán egyre valószínűbb forgatókönyv), mely szintén költséggel jár - s akkor még nem beszéltünk arról, hogy ezzel a felesleges logisztikai folyamatok a logisztika egészét, az amúgy is szűkös kapacitásokat és keresztmetszeteket terhelik, - holott egy-egy telefonhívással ezek elkerülhetőek lennének.

5.       Előrelátás

Jóllehet a helyzet napról-napra változik, azt könnyű belátni, hogy a leginkább érintett országok az olaszországi forgatókönyvekhez és lépésekhez hasonlókat fognak bevezetni. Így kis idő elteltével más országok kapcsán (pl. Spanyolország, vagy az Amerikai Egyesült Államok) is érdemes lesz az előző pontot alkalmazni, azaz ellenőrizni a spanyol, vagy amerikai partnereknél az állapotukat: üzemelnek-e, tudnak-e fogadni és küldeni szállítmányokat, - s ezt a kommunikációt folyamatosan fenntartani, naprakésszé tenni. A kézbesíthetetlen küldemények ideiglenes eltárolása ugyanis várhatóan csak rövid ideig tud működni, s a visszaszállítás költsége egy távoli desztinációról már komolyabb tétel lehet, amely a megbízót terheli.

6.       Online vs. ügyfélszolgálat

Az online platformok, mint amilyen a myKN is, tökéletesen alkalmasak arra, hogy azonnali árajánlatokat kaphassunk tengeri, légi vagy vasúti LCL (Less than Container Load, azaz konténernél kisebb méretű) szállításokra. Az egyszeri, első regisztráció egy percet sem vesz igénybe, s onnantól kezdve egy-egy árajánlat lekérése csak pár másodperc. Annak ellenre, hogy ügyfélszolgálatunk igyekszik minden beérkező árajánlatkérésre a lehető leggyorsabban válaszolni, gondoljunk csak bele: lehet-e gyorsabb valami pár másodpercnél? Azt javasoljuk tehát, hogy éljünk a myKN kényelmével, s olyan esetekben, ahol csak megközelítő árra lenne szükség, vagy már konkrét árra és megrendelésre, de a küldemény a szokásos méret és áruféleség kategóriákon belül marad, érdemes igénybe venni a myKN gyorsaságát. Ne feledjük: az azonnali árajánlatok alapján a szállítmányozás akár azonnal meg is rendelhető, sőt, utána ugyanott nyomon is követhető! Természetesen minden más esetben, illetve kérdések esetén az ügyfélszolgálat, vagy a dedikált kapcsolattartó elérése a javasolt, - annak függvényében döntsünk, hogy mennyire igényel a szállítás egyedi megoldást, illetve természetesen a felmerülő kérdések függvényében hozzuk meg a döntést. Ahol azonban lehet, érdemes kihasználni az online árajánlatot és megrendelést, mert a pár másodperctől gyorsabb megrendelés nincs.

7.       Előrelátás, tájékozódás

Bár ezt ebben a helyzetben nehéz definiálni, de érdemes egyfajta alapvető belátással megtervezni beszerzéseinket. Jelenleg tudatában kell lenni annak, hogy mind az árak, mind az átfutási idők gyorsan változnak és képlékenyek. Érdemes úgy alakítani a megrendelési mennyiségeket, hogy mindezeket figyelembe vesszük, amennyiben az a gyártói oldalról is lehetséges. Tekintve, hogy Kínában csak fokozatosan indul újra a termelés, egyre több cégnél értékelődhet fel a vasúti szállítás szerepe is, hiszen gyorsasága miatt sokak számára optimális megoldás lehet a tengeri és légi szállítás között. A tájékozódás pedig elengedhetetlen, de ebben is segít a myKN: a nyomon követésben beállítható értesítések segítségével a küldeménnyel kapcsolatos valamennyi fontosabb mozzanatról (beérkezés, átrakás, továbbindulás,…) értesítést kaphatunk.

A sort természetesen folytathatnánk még, de bízunk benne, hogy a fenti pontok összességében irányt mutatnak és segíthetnek egy olyan rendkívüli helyzetben, mint a mostani.